آیا می‌دانستید استیو جابز، که یکی از بهترین مجریان جهان به شمار می‌آید، به دو روز زمان نیاز داشت تا بتواند برای سخنرانی‌هایش آماده شود؟ و تصور کنید که او به زبان مادری خود سخنرانی می‌کرد!
آیا شما هم دوست دارید سخنرانی‌های تجاری عالی ارائه دهید؟
اگرچه در این مقاله نمی‌توان از تمام رازهای سخنرانی‌های استیو جابز پرده برداشت، اما این راهنما به شما کمک می‌کند تا سخنرانی‌های تجاری شفاف، سیستماتیک و مؤثری را به زبان انگلیسی ارائه دهید. حال بیایید به اتفاق ببینیم چگونه می‌توان این سخنرانی‌های بین‌نظیر را به ثمر رساند.
در اولین قدم باید ارائه خود را به سه بخش تقسیم کنیم: مقدمه، وسط و پایان.
اولین کاری که باید قبل از شروع به سخنرانی انجام دهید، قرار دادن تلفن خود در حالت بی‌صدا است. در حین ارائه نباید از صدایی از گوشی شما بلند شود.
از آنجایی که در ارائه‌های تجاری باید به زبانی حرفه‌ای و رسمی صحبت کنیم، لازم است زبان محاوره‌ای که در خانه استفاده می‌کنید را در طول سخنرانی کنار بگذارید.
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، یک سخنرانی تجاری استاندارد از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است که در ادامه هر یک را به تفصیل بررسی خواهیم کرد:
یک شروع مناسب
بخش آغازی یک سخنرانی خود به سه بخش کوچکتر تقسیم می‌شود: مقدمه، طرح کلی و شروع ارائه.
مقدمه
اولین کاری که باید انجام دهید سلام کردن به مخاطبانتان است. چند عبارت نمونه در ادامه برای شما آماده شده که می‌توانید در شروع سخنرانی خود برای سلام کردن به مخاطبانتان استفاده کنید:
- Good morning/good afternoon.
- صبح بخیر / عصر بخیر.
- Thank you for coming today.
- از شما ممنونم که امروز تشریف آوردید.
- I’m pleased to see you all today.
- امروز از دیدن همه شما خوشحالم.
در قدم بعدی باید خود را معرفی کنید. مخاطب مشتاق است بداند قرار است به سخنان چه کسی گوش دهد. اگر از همان ابتدا خود را به مخاطب معرفی کنید در او حس اعتماد به خودتان ایجاد خواهید کرد. زمانی که توانستید با معرفی خود اعتماد حضار را جلب کنید، آنها با دقت به آنچه قرار است بگویید گوش داده و سخنان شما را باور می‌کنند، زیرا به شما اعتماد دارند.
سپس در یک جمله به مخاطبانتان بگویید که چرا آنجا هستید و موضوع سخنرانی شما چیست. با چند عبارت می‌توانید این کار را انجام دهید:
- I will be talking about…
- من در مورد… صحبت خواهم کرد.
- I will present our findings on…
- من یافته‌های خود را در مورد…ارائه خواهم داد.
- The purpose of my presentation is…
- هدف من از این سخنرانی…است.
در اینجا نمونه کاملی از یک مقدمه را با هم می‌خوانیم:
- Good morning, thank you all for coming today.
My name is Joyce Fang and I am a Financial Manager at XXX Agency. Today, I will present our analysis on the top three stocks to watch in 2015.
- صبح‌بخیر، ممنون از همه شما که امروز آمدید.
نام من جویس فانگ است و من یک مدیر مالی در آژانس XXX هستم. امروز، من تجزیه و تحلیل خود را در مورد سه سهام برتر در سال ۲۰۱۵ ارائه خواهم کرد.
خیلی ساده است، اینطور نیست؟ در کمتر از یک دقیقه، به مخاطبان خود خوش آمد گفته، خود را معرفی کرده و موضوع بحث را مطرح کرده‌اید. همانطور که پیش از این ذکر شد، این کار اعتماد مخاطبان شما را برانگیخته و آنها را برای شنیدن ارائه شما هیجان زده می‌کند.
مشخص کردن چهارچوب سخنرانی
در این مرحله، شاید بخواهید طرح کلی چیزی را که قرار است در مورد آن صحبت کنید نیز ارائه دهید. می‌توانید با نوشتن نکات اصلی سخنرانی خود در یک اسلاید واحد، طرح کلی سخنرانی خود را به مخاطبانتان نشان دهید:
با این عبارات می‌توانید طرح کلی خود را معرفی کنید:
- Today, we will be covering…
- امروز … را پوشش خواهیم داد.
- Today, we will go over…
- امروز به سراغ …خواهیم رفت.
- In this presentation, we will discuss/analyze/evaluate…
- در این سخنرانی به بحث/تحلیل/ارزیابی…خواهیم پرداخت.
سعی کنید این بخش را کوتاه نگه دارید. اگر برای ارائه سخنرانی خود از پاورپوینت استفاده می‌کنید، فقط یک اسلاید کافی است که به این قسمت اختصاص دهید.
در ادامه سخنرانی با جزئیات به توضیح موضوعات خواهید پرداخت، بنابراین در مقدمه لازم نیست جزئیات ذکر شود. در این بخش از کلماتی مانند “first”، “next”، “then” و غیره استفاده کنید.
در اینجا نمونه‌ای از آنچه ممکن است درطول طرح کلی بگویید آمده است:
- Today we will be covering the top three stocks to watch in 2015. First, we will cover company revenues, over the last five years. This includes where the revenues come from, their growth and their projected growth. Next, we will review new products, services and technologies these companies are planning to introduce this year. Then, we will potential risks affecting the companies and their stock prices. Last, we will look at the management currently running these companies.
- امروز ما در بحث خود سه سهام برتر سال ۲۰۱۵ را پوشش خواهیم داد. ابتدا، درآمدهای شرکت را در پنج سال گذشته بررسی خواهیم کرد که شامل محل درآمدها، رشد آنها و رشد پیش بینی شده آنها است. در ادامه به بررسی محصولات، خدمات و فناوری‌های جدیدی می‌پردازیم که این شرکت‌ها درنظر دارند امسال معرفی کنند. سپس خطرات احتمالی مؤثر بر شرکت‌ها و قیمت سهام آنها را بررسی خواهیم کرد. در آخر، به مدیریتی که درحال حاضر این شرکت‌ها را اداره می‌کنند، نگاه می‌کنیم.
حالا که مقدمات را به پایان رساندید، بیایید وارد قسمت اصلی سخنرانی شویم!
شروع ارائه
برای رفتن از طرح کلی به ابتدای ارائه خود می‌توانید با استفاده از یکی از این عبارات این کار را انجام دهید:
- To begin,
- برای شروع،
- First, let’s talk about…
- نخست، بیایید در مورد… صحبت کنیم.
- I’ll start by giving some background information…
- من با ارائه برخی اطلاعات زمینه‌ای شروع می کنم…
بخش میانی: قلب یک سخنرانی بازرگانی
سخنرانی شما با محتوای شما پر می‌شود یعنی همان اطلاعاتی که همه چیز درباره آن می‌دانید. در اینجا راه‌هایی برای اتصال همه این اطلاعات به یک ارائه صیقلی (واقعا عالی و روان) وجود دارد.
- حرکت از موضوعی به موضوع دیگر
وقتی از یک موضوع سراغ موضوع دیگری می‌روید، به نظر می‌رسد بهتر باشد که از نوعی عبارت انتقالی استفاده کنید مانند آنچه که قبلاً به آن اشاره کردیم. برای مثال:
- This leads me to my next point…
- این من را به نکته بعدی هدایت می‌کند…
- Let’s consider…
- بیایید فرض کنیم…
- Now, let’s take a look at…
- حالا بیایید نگاهی داشته باشیم به…
همچنین ممکن است بخواهید درمورد چیزی که قبلاً یک‌بار گفته‌اید صحبت کنید. این “بازگویی” برای به‌یاد ماندنی کردن ارائه شما بسیار مفید است. در اینجا عباراتی وجود دارد که می‌توانید با این هدف استفاده کنید:
- As mentioned
- همانطور که اشاره شد
- As we saw earlier
- همانطور که قبلا دیدیم
- As we touched on earlier
- همانطور که قبلا به آن اشاره کردیم
- معرفی اعداد، نمودارها و نمودارها
یکی از ساده‌ترین و بهترین راه‌ها برای جذاب کردن ارائه خود بکارگیری اعداد است. مردم اعداد را به‌خاطر می‌آورند. به این دو جمله دقت کنید:
- Many companies advertise with Google.
- بسیاری از شرکت‌ها با گوگل تبلیغات می‌کنند.
- ۸۴% of Fortune 500 companies advertise with Google.
- ۸۴ درصد از شرکت‌های Fortune 500 با گوگل تبلیغ می‌کنند.
کدام یک از این دو جمله بهتر در ذهن مخاطب می‌نشیند؟ در جمله اول استفاده از کلمه ” Many ” استفاده شده است که البته درست است اما به اندازه جمله دوم در خاطر ثبت نمی‌شود و درنتیجه، به اندازه جمله دوم قدرتمند نیست.
ولی در عین حال باید مراقب باشید! اعداد می‌توانند در ارائه‌ها برای حضار خسته‌کننده باشند اگر در کنار معنی یا زمینه‌ای آنها را بکار نبریم. آیا تا به حال یک اسلاید پر از اعداد و جدول داده دیده‌اید؟ اغلب افراد هیچوقت یکی از این اعداد را به‌خاطر نمی‌سپارند.
یکی از مؤثرترین روش‌ها برای استفاده از اعداد در نقل قول یا در یک نمودار است. پس از بیان اعداد، سعی کنید از یکی از این عبارات استفاده کنید تا موثرتر باشد:
- To put these numbers into context…
- برای قرار دادن این اعداد در متن…
- That equals…
- این برابر است با…
- That is the equivalent of…
- این معادل … است.
- That is equivalent to…
- این معادل… است.
برای مثال، «۸۴ درصد از شرکت‌های Fortune 500 با گوگل تبلیغ می‌کنند. این معادل درآمد ملی چین و هند است.”
“ ۸۴% of Fortune 500 companies advertise with Google. That is the equivalent of the national revenues of China and India, combined.”
اگر چند نمودار برای ارائه دارید، از این عبارات برای معرفی آنها استفاده کنید:
- To demonstrate this…
- برای نشان دادن این…
- This shows/ proves…
- این نشان می‌دهد/ ثابت می‌کند….
- To illustrate this…
- برای نشان دادن این…
- This graph highlights…
- این نمودار مشخص می‌کند…
برای مثال:
- This graph demonstrates the relationship between new technologies and increased stock values. Further, this next graph shows that when companies spend three months marketing their new technology, their stock value increases at a higher rate than with no marketing at all.
- این نمودار رابطه بین فناوری‌های جدید و افزایش ارزش سهام را نشان می‌دهد. علاوه بر این، نمودار بعدی نشان می‌دهد که وقتی شرکت‌ها سه ماه را صرف بازاریابی فناوری جدید خود می‌کنند، ارزش سهام آنها با نرخ بالاتری نسبت زمانی که بازاریابی انجام نشده افزایش می‌یابد.
- مثال زدن
نکته مهم دیگری برای ارائه وجود دارد: تعریف داستان. تنها چیزی که بیشتر از اعداد در ذهن مردم می‌ماند یک داستان خوب است. سعی کنید مثال بزنید و از این زمان برای زنده کردن ارائه خود استفاده کنید. راه‌هایی برای شروع وجود دارد:
- For instance…
- برای مثال…
- Consider…
- فرض کنید…
- A good example of this is…
- مثال خوبی که برای این وجود دارد…
وقتی داستانی را در یک سخنرانی می‌گنجانید – به شما توصیه می‌کنیم حتماً این کار را انجام دهید- سعی کنید آن را خود تعریف کنید و نه اینکه از روی اسلاید آن را بخوانید. قرار دادن یک تصویر یا چند کلمه کلیدی در مورد داستان در اسلاید کفایت می‌کند به این معنی که نباید تمام آنچه را که قرار است در داستانتان تعریف کنید در اسلاید بنویسید.
این اشتباه خیلی بدی است که خیلی از مردم هم به آن دچار می‌شوند حتی سخنرانانی که به زبان مادری خود سخنرانی می‌کنند. زمانی که مخاطب می‌تواند همه آنچه را که از اسلاید ذکر کرده‌اید بخواند، لزومی نمی‌بیند به حرفها و داستان شما گوش دهد. از این گذشته خواندن هزاران کلمه برای مخاطب نیز سخت است، پس سعی کنید تنها از چند تصویر و نکته کلیدی در اسلاید خود استفاده کنید.
خلاصه و نتیجه‌گیری از یک ارائه تجاری
قبل از به پایان رسیدن زمان ارائه خود، سعی کنید موضوعات و یافته‌های خود سریع خلاصه کنید.
برخی از سخنرانان از اولین اسلاید شروع ارائه خود که در آن کلیات ارائه آورده شده است، دوباره در قسمت پایانی سخنرانی استفاده می‌کنند. اما علاوه بر نکات اصلی، از هر قسمتی که در سخنرانی خود توضیح داده‌اید یک نکته کلیدی به اسلاید اضافه کنید.
سعی کنید خلاصه را در یک یا دو اسلاید بگنجانید. فراموش نکنید هدف از این کار یادآوری مهم‌ترین نکات ارائه خود به مخاطب است.
نمونه‌هایی از عباراتی که در این بخش استفاده می‌شود:
- In summary/In conclusion,
- به‌طور خلاصه / در نتیجه،
- To recap,
- برای جمع‌بندی،
- We have learned that…
- دانستیم که…
بلافاصله پس از آن، یک بیانیه مختصر و جذاب برای به عنوان حسن ختام سخنرانی خود ارائه دهید. این بیانیه می‌تواند یافته شما یا تمرکز اصلی ارائه شما را بیان کند. سعی کنید با یک جمله گیرا سخنرانی خود را تمام کنید. شروع این جمله شما می‌تواند این عبارت باشد:
- Based on this…
- بر این اساس…
- Due to our research…
- با توجه به تحقیقات ما…
- Considering the available information…
- بر اساس اطلاعات موجود…
یک نمونه خلاصه و نتیجه در اینجا به عنوان مثال مشاهده کنید. به شباهت‌های موجود بین این خلاصه و طرح نمونه در ابتدا دقت کنید:
- That covers our top three stocks for 2015. We’ve learned their revenue history as well as their projected revenue growth, due to the introduction of new products, services and technologies. We know there are certain risks with these companies, including new management and changing foreign currency rates, among others. Due to our research, we believe that these three stocks will beat the industry average, growing at 16 to 20%.
- این سه سهام برتر ما در سال ۲۰۱۵ را در بر دارد. ما با تاریخچه درآمد آنها و همچنین رشد درآمد پیش‌بینی شده آنها به دلیل معرفی محصولات، خدمات و فناوری‌های جدید آشنا شدیم. ما می‌دانیم که خطرات خاصی در این شرکت‌ها وجود دارد، از جمله مدیریت جدید و تغییر نرخ ارز خارجی. با توجه به تحقیقات ما، ما معتقدیم که این سه سهم، میانگین صنعت را شکسته و بین ۱۶ تا ۲۰ درصد رشد خواهند کرد.
دعوت به سوالات
می‌توان گفت ارائه شما به اتمام رسیده است! فراموش نکنید همیشه که از حضار برای گوش دادن به سخنرانی‌تان تشکر کنید و سپس سؤال بپرسید. می‌توانید از این عبارات استفاده کنید:
- Thank you all for listening.
- از همه شما ممنونم که گوش دادید.
- Thank you for your attention.
- با تشکر از توجه شما.
- Does anyone have any questions or comments?
- آیا کسی سوال یا نظری دارد؟
- If anyone has any questions, feel free to ask them now.
- اگر کسی سوالی دارد، همین الان از او بپرسد.
- We have some time for questions now.
- اکنون برای سؤالات وقت داریم.
زمانی که در حال تمرین ارائه خود هستید، سعی کنید سؤالات احتمالی مخاطبان خود را حدس بزنید. این کار شما را برای بخش “پرسش و پاسخ” آماده می‌کند.
آخرین نکته در مورد کلام شما نیست، بلکه بصری است. حواستان به زبان بدن‌تان باشد! این به این معنی که حواستان باشد که چگونه ایستاده‌اید؟ دستان شما کجاست؟ آیا درحال لبخند زدن هستید؟
سعی کنید در حین ارائه به مخاطبان خود نگاه کنید و ارتباط چشمی را با آنها حفظ کنید. ارتباط چشمی خوب اعتماد به نفس را نشان می‌دهد و مخاطب شما را جذب می‌کند.
اجازه دهید همانطور که با استیو جابز شروع کردیم، با او هم به مقاله خود پایان دهیم. در اینجا می‌خواهیم بهترین نکته‌ای را که جابز بر آن تسلط داشت با شما به اشتراک بگذاریم: سخنرانی خود را ساده نگه دارید.
در این مقاله عبارات زیادی را آموختید که به شما کمک می‌کند ارائه خود را حرفه‌ای کنید، اما این به شما بستگی دارد که سخنان خود را جذاب و آموزنده کنید. ساده‌ترین روش برای انجام این کار ساده نگه داشتن ارائه‌تان است.
در این مقاله سعی شد نکات مهمی که برای جذاب ساختن یک سخنرانی تجاری به آن نیاز دارید را در اختیار شما قرار دهیم. با خواندن این مطالب و نیز تمرین آنها می‌توانید پا در مسیر انجام بهترین ارائه‌های تجاری خود به زبان انگلیسی بگذارید. امیدواریم این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد. برای شما آرزوی موفقیت در تمام سخنرانی‌های تجاری آینده‌تان داریم.
در صورتی که برای تقویت زبان انگلیسی بازرگانی به مشاوره و راهنمایی بیشتری نیاز داشتید به شما پیشنهاد می‌کنیم راه مطمئن را انتخاب کرده و با ما تماس بگیرید. آموزشگاه زبان زومیکا با ارائه مشاوره تخصصی آماده پاسخگویی به تمامی سوالات شما در زمینه آموزش زبان است. همچنین شما می‌توانید برای مشاوره و تعیین سطح رایگان و ثبت‌نام در دوره‌های آموزش زبان انگلیسی، آلمانی، فرانسوی و سایر زبان‌ها فرم مشاوره رایگان را پر نمایید. کارشناسان آموزش در اسرع وقت با شما تماس گرفته و پاسخگویی سوالات شما خواهند بود.
